Keine Mailarchivierung ? 65.000 € hat’s gekostet

Tja, bei einer Prüfung kann es passieren, dass Deine Buchhaltung verworfen wird und stattdessen geschätzt wird.

In einem Fall eines befreundeten IT-Dienstleisters hat ein Kunde einfach sämtliche Mails gelöscht. Gekostet hat ihm dies zusätzlich 65.000 Euro – wegen was?

Der Fall ist schon über 10 Jahre her und heute gibt es kostengünstige, technische Lösungen, aber dennoch zeigt es, was passieren kann, wenn alles böse zusammentrifft.

Mailarchivierung ist seit 11 / 2017 Pflicht = Ausdruck genügt nicht

Alle geschäftlichen E-Mails müssen 10 Jahre lang ohne Ausnahme in elektronischer Form aufbewahrt werden (der Ausdruck in Papierform genügt nicht den gesetzlichen Anforderungen).

• Alle E-Mails inklusive Kopfdaten und Anhängen müssen revisionssicher archiviert werden. Revisionssicher bedeutet in diesem Fall: auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher.
• Der Unternehmer ist verpflichtet dafür zu sorgen, dass die IT, welche zur E-Mail-Archivierung genutzt wird, entsprechend ausfallsicher und zum Beispiel gegen Diebstahl gesichert ist. Zudem muss sichergestellt sein, dass die Funktionalität der E-Mail-Archivierung auch bei Aktualisierung der Hard- oder Software der IT-Systeme erhalten bleibt.

Mailstore ist eine gute Lösung um Unternehmer abzusichern

Die deutsche, revisionssichere Software gibt es bereits ab wenige Hundert Euros.

Was sonst noch zu beachten ist und das man Mails eigentlich gar nicht sichern darf, wenn man keine Vereinbarung bzw. Dienstanweisung mit den Mitarbeitern macht – erzähle ich Dir gerne bei einer Beratung.