Ab dem 01. Januar 2025 hebt eine wichtige Regelung ab: Unternehmen können Ihre Rechnungen als eRechnung papierlos versenden. Doch die papierlose Rechnung muss ebenfalls aufbewahrt werden.

Generell müssen geschäftliche E-Mails sicher und rechtskonform archiviert werden. Damit Sie dabei nicht ins Trudeln geraten, haben wir eine Lösung, die Sie stressfrei an Ihr Ziel bringt – und das ganz ohne Turbulenzen!

Warum ist das wichtig?
E-Mails mit Rechnungen, Angeboten oder anderen geschäftsrelevanten Inhalten dürfen nicht verloren gehen oder verändert werden. Statt Papierkram aufzubewahren, brauchen Sie jetzt ein sicheres digitales Zuhause für diese Daten – und zwar für bis zu 10 Jahre.

Nach den Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und weiteren gesetzlichen Regelungen, wie der Abgabenordnung (AO), müssen geschäftliche E-Mails so archiviert werden, dass sie:

• Manipulationssicher gespeichert sind,
• Vollständig und unverändert erhalten bleiben,
• Jederzeit auffindbar und verfügbar sind,
• Bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden.

Das betrifft insbesondere E-Mails mit steuer- oder handelsrechtlich relevanten Inhalten, wie:

• Rechnungen,
• Angebote,
• Auftragsbestätigungen,
• Verträge und vieles mehr.

Wichtig: Eine einfache Speicherung auf dem E-Mail-Server oder in Ordnern reicht nicht aus, da diese Lösungen nicht den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Bei Verstößen drohen Strafen oder Ärger bei Betriebsprüfungen.

Unsere Lösung für einen sorgenfreien Flug:

• Rechtskonform: GoBD und DSGVO – check!
• Einfach: Schnell eingerichtet, sofort einsatzbereit – check!
• Sicher: Ihre Daten sind geschützt und jederzeit verfügbar – check!

Lust auf weniger Bürokratie?
Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Archivierung auf Kurs bringen! Wir beraten Sie gerne persönlich und zeigen Ihnen, wie sich die Archivierungslösung gestalten könnte.

Starten Sie 2025 mit einem guten Gefühl – wir sind an Ihrer Seite!