E-Mails – sie sind aus unserem Arbeitsalltag nicht wegzudenken. Ob Angebote, Rechnungen oder Projektabsprachen: alles läuft über das Postfach. Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung verpflichtend, was Unternehmen dazu bringt, Rechnungen elektronisch und nach festgelegten Standards zu übermitteln. Doch irgendwann wächst der Berg an Nachrichten so sehr, dass die Übersicht verloren geht und der Mailserver streikt. Und dann gibt’s da noch die lästigen rechtlichen Vorgaben, die uns zwingen, geschäftliche E-Mails jahrelang aufzubewahren. Stichwort: Rechtssichere E-Mail-Archivierung
Warum E-Mail-Archivierung?
Hand aufs Herz: Wer scrollt schon gerne durch tausende alte Mails, um die eine zu finden, die vielleicht vor fünf Jahren reinkam? Genau. Niemand. Doch E-Mail-Archivierung ist mehr als nur ein Komfort-Feature:
- Gesetzlich vorgeschrieben: Die GoBD und AO fordern, dass Unternehmen geschäftliche E-Mails manipulationssicher archivieren – und zwar bis zu 10 Jahre lang. Ohne Diskussion!
- Datensicherheit: Wenn wichtige E-Mails im Nirwana verschwinden, steht man schnell im Regen. Eine gute Archivierung schützt vor Datenverlust.
- Entlastung für Server und Nerven: Alte Mails raus aus dem Postfach, aber trotzdem jederzeit griffbereit. Das spart Speicherplatz und macht das Leben leichter.
Zum Glück gibt es clevere Lösungen, die all diese Herausforderungen auf einmal meistern:
Entweder lokal über MailStore auf einem eigenen Server oder losgelöst von Ihrem Standort in der Cloud.
Viele unserer Kunden haben eine bestehende IT-Infrastruktur, auf der sich MailStore einfach integrieren lässt. Doch was ist, wenn die passende Hardware nicht vorhanden ist oder man seine Daten nicht lokal speichern möchte?
In diesen Fällen bieten wir unseren eigenen Service mit Sicherung in der Cloud an, das natürlich Datenschutzkonform nach DSGVO. Ihre Daten gehen dabei nicht an ein externes Rechenzentrum, den dieses befindet sich in unserer eigenen Infrastruktur, regional in Dortmund gelagert. Die Funktionsweise von MailStore bleibt davon unberührt.
Einfach einrichten, direkt durchstarten
Keine Lust auf komplizierte IT-Projekte? Kein Problem! Sowohl MailStore als auch die Cloud sind schnell eingerichtet und laufen dann einfach im Hintergrund. Sie müssen nichts weiter tun, während Ihre Mails archiviert werden– zuverlässig, sicher und vor allem rechtlich korrekt.
Neugierig geworden? Dann lassen Sie uns reden! Wir zeigen Ihnen, wie sich E-Mail-Archivierung auch in Ihrem Unternehmen umsetzen lässt.