Bundesweit warten Unternehmen auf das neue Arbeitszeitgesetz, um zu entscheiden, wie sie künftig ihre Arbeitszeiten dokumentieren. Dabei kann die digitale Zeiterfassung über die simple Dokumentation hinaus wertvolle Potentiale heben – in Personal- und Zeitwirtschaft und im Projektcontrolling. Das Dortmunder Unternehmen virtic bietet die passenden Tools, mit denen man sofort starten kann.
Warten auf den Arbeitsminister
Im September 2022 hatte das Bundesarbeitsgericht geurteilt, dass jedes Unternehmen verpflichtet ist, ein System zur Arbeitszeiterfassung für alle Beschäftigten einzuführen – es sei denn, der Gesetzgeber schafft eine neue Rechtsgrundlage.
Seitdem haben viele Unternehmen auf die Novellierung des Arbeitszeitgesetzes gewartet, die von der Bundesregierung für das Frühjahr 2024 angekündigt worden war. Mittlerweile erwartet sie kaum noch jemand vor dem Ende der laufenden Legislatur. Stellen wir uns also darauf ein, dass das BAG-Urteil weiterhin maßgeblich ist:
Kurz gesagt, ergibt sich aus dem Urteil die Verpflichtung jedes Unternehmens, die Zeiterfassung für alle Beschäftigten sicherzustellen. Ziel ist es zu gewährleisten, dass alle Beschäftigten die ihnen gemäß Arbeitszeitgesetz zustehenden Ruhezeiten und Pausen machen können.
§ 4 Ruhepausen: Die Arbeit ist durch im voraus feststehende Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden insgesamt zu unterbrechen. Die Ruhepausen nach Satz 1 können in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Länger als sechs Stunden hintereinander dürfen Arbeitnehmer nicht ohne Ruhepause beschäftigt werden.
Zwischen den Arbeitstagen oder -schichten müssen die Beschäftigten eine Ruhezeit von 11 Stunden einhalten. §5 sieht Ausnahmen für bestimmte Branchen vor, bei denen die Ruhezeit unter bestimmten Bedingungen auf 10 Stunden reduziert werden kann:
§ 5 Ruhezeit: Die Arbeitnehmer müssen nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden haben.
Außerdem müssen die Arbeitgeber nachweisen, dass die maximale Arbeitszeit von 8 Stunden und in Ausnahmen von 10 Stunden nicht überschritten wird:
§ 3 Arbeitszeit der Arbeitnehmer: Die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.
Das Bundesarbeitsgericht hat geurteilt, dass die Arbeitszeiten erfasst werden müssen, aber nicht, auf welche Weise. Das überrascht, denn das Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019 fordert die Einführung eines „objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems“ zur Arbeitszeiterfassung und diese Forderung ist eigentlich nur mit einem digitalen Zeiterfassungssystem zu erfüllen.
Webbasierte Zeiterfassung
Die von den Gerichten geforderte umfassende Zeiterfassung bedeutet: Beschäftigte müssen in der Lage sein, ihre Arbeitszeiten zu erfassen, gleich ob sie im Büro, in der Fertigung, im Lager oder Verkauf, auf Baustellen und Montage, im Kundendienst oder im Homeoffice arbeiten. Webbasierte Zeiterfassungssystem erfüllen diese Anforderung leicht, denn die erforderlichen Erfassungsgeräte – Zeiterfassungsterminals, PC, Smartphones, Notebooks – sind über das Internet mit Servern verbunden, sodass die Beschäftigten ihre Arbeitszeiten problemlos jederzeit und an jedem Ort erfassen können.
Zeiterfassung ist eine betriebswirtschaftliche Chance
Allerdings: wer die Arbeitszeiterfassung nur wegen der rechtlichen Verpflichtung einführt, verpasst eine Chance. Denn die digitale Erfassung der Arbeitszeiten schafft die Möglichkeit, betriebliche Prozesse zu automatisieren und drastische Kostenersparnisse zu erzielen:
Die Lohnbuchhaltung kann von manuellen Tätigkeiten entlastet werden, weil die erfassten Arbeitszeiten sofort für die Lohnsoftware aufbereitet werden. Die umständliche Berechnung von Überstunden, Zulagen und Zuschlägen entfällt. Noch größer ist der Effekt, wenn Beschäftigte an wechselnden Arbeitsorten arbeiten, beispielsweise Monteure auf Baustellen oder bei Kunden. Denn deren Auslösung, Spesen, Fahrtkostenerstattungen, Wegezeitentschädigungen usw. lassen sich ebenfalls automatisch aus den gestempelten Fahr- und Arbeitszeiten berechnen!
Wer Projekte erst nach ihrem Abschluss bewertet, erlebt schnell böse Überraschungen, etwa wenn die kalkulierten Arbeitszeiten – und damit die kalkulierten Personalkosten – überschritten wurden! Deshalb profitieren Unternehmen, die eine digitale Zeiterfassung einsetzen, vom tagesaktuellen Projektcontrolling. Projektleiter erkennen rechtzeitig, wenn Projekte aus dem Ruder laufen, und können dann noch eingreifen.
So verbinden Sie Ihre Software
Diese Vorteile werden besonders wirksam, wenn die erfassten und aufbereiteten Daten an die Lohnsoftware (z.B. Datev) oder das ERP-System übergeben werden. Dank konfigurierbarer Export-Funktionen und Webservices für den bidirektionalen Datenaustausch erhält man einen durchgängigen Datenfluss von der Planung und Erfassung über die Aufbereitung hin zur Abrechnung und zum Projektcontrolling.